Videokurs zu Word, Excel und PowerPoint Video-Kurs auf DVD: Word 2010, Excel 2010 und PowerPoint 2010

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Lernen von Word, Excel, PowerPoint & wissenschaftliches Arbeiten

Nachverfolgen von Änderungen und Kommentaren in Word 2010

Nachverfolgen – wozu?

Für kürzere und erst recht für längere Dokumente ist es fast unumgänglich, dass jemand den Text korrekturliest. Dies gilt nicht nur für notorische Rechtschreibverweigerer, sondern für jedermann, auch für den orthografischen Crack. Beim eigenen Lesen findet man vieles, aber nicht alles – man wird betriebsblind, besser gesagt: Der Mensch neigt dazu, das zu lesen, was er gemeint hat – nicht, was da steht. Word findet von Version zu Version immer mehr Tipp- und Rechtschreibfehler, aber mögliche, aber unsinnige Varianten kann es nicht ausfindig machen. Tippfehler passieren jedem, und Freudsche Verschreiber sind eine Quelle der Erheiterung. Diese sollte man lieber seinem besten Freund gönnen anstatt dem Professor …

Mein schönstes Beispiel: Eine Literaturangabe in einer ZuLa über Elternarbeit in der Grundschule sollte sicherlich nicht heißen: „Mit Eltern abreiten“.

Andererseits muss man in den Korrektor (Freund, Mama, Korrekturbüro) Vertrauen setzen. Wer weiß, ob seine Verbesserungen auch besser sind? So habe ich einem Maschinenbauer aus dem „Wartenraum“ einen „Warteraum“ gemacht. Aber das Wort bezeichnet kein Vorzimmer beim Arzt, sondern den Raum, in dem die Ingenieure Messgeräte warten.

Deshalb ist das Nachverfolgen von Änderungen für Diplomanden wie für Büro-Teams eine wichtige Möglichkeit.

Nachverfolgen – wie?

Im neuen Office schalte ich um zwischen Nachverfolgen oder nicht mehr nachverfolgen

Menüleiste – Überprüfen - Änderungen nachverfolgen Menüleiste – Überprüfen - Änderungen nachverfolgen

Von nun an werden alle Änderungen rot dargestellt: Einfügungen sind rot und unterstrichen, Streichungen sind durchgestrichen. Am Rand der betroffenen Zeile ist ein schwarzer Senkrechtstrich, damit man schnell sieht, dass dort eine Korrektur ist (erinnert doch sehr stark an Schulzeiten!). Oder man lässt sich die Änderungen noch deutlicher mit Sprechblasen anzeigen.

Ansicht der getätigten Änderungen im Text Ansicht der getätigten Änderungen im Text

So, nun speichert mein Freund/Lektor/Opa das so rotschwarz ab und ich bekomme es wieder per Mail oder Stick. Wie bekomme ich nun alles wieder einheitlich korrigiert?

Entweder ich finde nun alle Korrekturen gut oder alle schlecht oder ich will von Fall zu Fall entscheiden.

Menüleiste – Überprüfen – Änderungen annehmen Menüleiste – Überprüfen – Änderungen annehmen

Änderungsansicht über Tooltip im Text Änderungsansicht über Tooltip im Text

Umschaltung in den Sprechblasen-Modus Umschaltung in den Sprechblasen-Modus

Ansicht und Aktivierung des Überarbeitungsfensters Ansicht und Aktivierung des Überarbeitungsfensters

Kommentare

Kommentare lassen sich ebenfalls leicht anlegen – dann kann der Leser Anmerkungen machen, die nicht im Text stehen sollen.

Dazu klickt man auf dem Reiter „Überprüfen“ auf „Neuer Kommentar“.

Menüleiste – Überprüfen – Neuer Kommentar Menüleiste – Überprüfen – Neuer Kommentar

Es öffnet sich nun – normalerweise links – ein Überarbeitungsfenster, in dem ich meinen Kommentar eintragen kann. Im Text ist die Stelle rot unterlegt.

Neuer Kommentar Neuer Kommentar

Ansicht des Überarbeitungsfensters Kommentar Ansicht des Überarbeitungsfensters Kommentar

Der spätere Leser kann nun die Stelle einfach mit der Maus anfahren, dann erscheint als Tooltipp der Inhalt des Kommentars

Kommentar im Text anzeigen Kommentar im Text anzeigen

Oder er öffnet, wenn es nicht eh geöffnet ist, das Überarbeitungsfenster

Menüleiste – Überprüfen - Überarbeitungsfenster Menüleiste – Überprüfen - Überarbeitungsfenster

Oder wählt die Sprechblasen aus – für alle Änderungen oder nur für die Kommentare. Dann erscheint ein „Korrekturrand“.

Menüleiste – Überprüfen - Sprechblasen Menüleiste – Überprüfen - Sprechblasen

Änderungen, Kommentare und der Ausdruck

Das Dokument wird im Normalfall ohne diese Eintragungen – Word-English. MarkUps gedruckt. Zum Korrigieren kann es aber besser sein, ich drucke sie mit aus – oder ich drucke mir überhaupt nur eine Liste mit den Änderungen und Kommentaren.

Das stellt man beim Drucken direkt ein:

Ansicht des Fensters Drucken – Drucken mit Markups Ansicht des Fensters Drucken – Drucken mit Markups

Solch eine Markupliste sieht dann so aus:

Ansicht des Ausdrucks mit Markups Ansicht des Ausdrucks mit Markups

Problem: Änderungen sind noch immer sichtbar

Manchmal kommt es vor, dass man ein altes Dokument öffnet oder überschreibt – und die Änderungen sind noch immer rot markiert. In diesem Fall wurde vergessen zu kontrollieren, dass

Eventuell dasselbe mit Überprüfen – Kommentare – Löschen – alle löschen machen, dann müssten alle Markups entfernt sein.

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