Studium-und-PC.de

Lernen von
Word, Excel, PowerPoint
& wissenschaftliches Arbeiten

Nachverfolgen von Änderungen und Kommentaren in Word 2010

Nachverfolgen – wozu?

Für kürzere und erst recht für längere Dokumente ist es fast unumgänglich, dass jemand den Text korrekturliest. Dies gilt nicht nur für notorische Rechtschreibverweigerer, sondern für jedermann, auch für den orthografischen Crack. Beim eigenen Lesen findet man vieles, aber nicht alles – man wird betriebsblind, besser gesagt: Der Mensch neigt dazu, das zu lesen, was er gemeint hat – nicht, was da steht. Word findet von Version zu Version immer mehr Tipp- und Rechtschreibfehler, aber mögliche, aber unsinnige Varianten kann es nicht ausfindig machen. Tippfehler passieren jedem, und Freudsche Verschreiber sind eine Quelle der Erheiterung. Diese sollte man lieber seinem besten Freund gönnen anstatt dem Professor …

Mein schönstes Beispiel: Eine Literaturangabe in einer ZuLa über Elternarbeit in der Grundschule sollte sicherlich nicht heißen: „Mit Eltern abreiten“.

Andererseits muss man in den Korrektor (Freund, Mama, Korrekturbüro) Vertrauen setzen. Wer weiß, ob seine Verbesserungen auch besser sind? So habe ich einem Maschinenbauer aus dem „Wartenraum“ einen „Warteraum“ gemacht. Aber das Wort bezeichnet kein Vorzimmer beim Arzt, sondern den Raum, in dem die Ingenieure Messgeräte warten.

Deshalb ist das Nachverfolgen von Änderungen für Diplomanden wie für Büro-Teams eine wichtige Möglichkeit.

Nachverfolgen – wie?

Im neuen Office schalte ich um zwischen Nachverfolgen oder nicht mehr nachverfolgen

  • Mit dem Shortcut STRG + Umschalt + E (Ctrl + Shift + E) oder
  • Indem ich auf die Registerkarte „Überprüfen“ wechsle.
Menüleiste – Überprüfen - Änderungen nachverfolgen
Menüleiste – Überprüfen - Änderungen nachverfolgen

Von nun an werden alle Änderungen rot dargestellt: Einfügungen sind rot und unterstrichen, Streichungen sind durchgestrichen. Am Rand der betroffenen Zeile ist ein schwarzer Senkrechtstrich, damit man schnell sieht, dass dort eine Korrektur ist (erinnert doch sehr stark an Schulzeiten!). Oder man lässt sich die Änderungen noch deutlicher mit Sprechblasen anzeigen.

Ansicht der getätigten Änderungen im Text
Ansicht der getätigten Änderungen im Text

So, nun speichert mein Freund/Lektor/Opa das so rotschwarz ab und ich bekomme es wieder per Mail oder Stick. Wie bekomme ich nun alles wieder einheitlich korrigiert?

Entweder ich finde nun alle Korrekturen gut oder alle schlecht oder ich will von Fall zu Fall entscheiden.

  • Alle gut: Ich gehe auf das Icon mit dem Bestätigungshaken „Änderungen annehmen“ und klicke auf den kleinen Pfeil daneben, der das Menü öffnet. Hier wähle ich „alle Änderungen im Dokument annehmen“.
Menüleiste – Überprüfen – Änderungen annehmen
Menüleiste – Überprüfen – Änderungen annehmen
  • Alle schlecht: dasselbe mit dem Icon „Ablehnen“ rechts daneben – rotes X!
  • Fallweise : nur auf das „Annehmen“-Icon klicken heißt im Standard, dass ich den aktuellen Fall „annehmen und weiter“ gehen will. Ich kann auch auf „Weiter“ klicken, um mir eine Entscheidung noch offen zu halten, und mit „zurück“ sie wieder finden.
  • Mit der Maus über den aktuellen Fall fahren – nun zeigt sich ein Tooltipp, was der Korrektor hier gemacht hat.
Änderungsansicht über Tooltip im Text
Änderungsansicht über Tooltip im Text
  • Wem der Tooltipp zu klein ist, kann auch umschalten in den Sprechblasen-Modus. Da werden je nach Wunsch Löschungen und/oder Kommentare an der Seite gezeigt. Empfiehlt sich bei selteneren Korrekturen. Umschalten über das Anzeigen-Menü.
Umschaltung in den Sprechblasen-Modus
Umschaltung in den Sprechblasen-Modus
  • Wer mehr als nur Fehler verbessern will, hat daneben auch ein Icon für „Kommentar einfügen.“
  • Man kann auch ein Überarbeitungsfenster aktivieren, wo ich auch schwerer erkennbare Änderungen sehen könnte, z.B. in Kopfzeilen oder Fußnoten.
Ansicht und Aktivierung des Überarbeitungsfensters
Ansicht und Aktivierung des Überarbeitungsfensters
  • abspeichern nicht vergessen!!!

Kommentare

Kommentare lassen sich ebenfalls leicht anlegen – dann kann der Leser Anmerkungen machen, die nicht im Text stehen sollen.

Dazu klickt man auf dem Reiter „Überprüfen“ auf „Neuer Kommentar“.

Menüleiste – Überprüfen – Neuer Kommentar
Menüleiste – Überprüfen – Neuer Kommentar

Es öffnet sich nun – normalerweise links – ein Überarbeitungsfenster, in dem ich meinen Kommentar eintragen kann. Im Text ist die Stelle rot unterlegt.

Neuer Kommentar
Neuer Kommentar
Ansicht des Überarbeitungsfensters Kommentar
Ansicht des Überarbeitungsfensters Kommentar

Der spätere Leser kann nun die Stelle einfach mit der Maus anfahren, dann erscheint als Tooltipp der Inhalt des Kommentars

Kommentar im Text anzeigen
Kommentar im Text anzeigen

Oder er öffnet, wenn es nicht eh geöffnet ist, das Überarbeitungsfenster

Menüleiste – Überprüfen - Überarbeitungsfenster
Menüleiste – Überprüfen - Überarbeitungsfenster

Oder wählt die Sprechblasen aus – für alle Änderungen oder nur für die Kommentare. Dann erscheint ein „Korrekturrand“.

Menüleiste – Überprüfen - Sprechblasen
Menüleiste – Überprüfen - Sprechblasen

Änderungen, Kommentare und der Ausdruck

Das Dokument wird im Normalfall ohne diese Eintragungen – Word-English. MarkUps gedruckt. Zum Korrigieren kann es aber besser sein, ich drucke sie mit aus – oder ich drucke mir überhaupt nur eine Liste mit den Änderungen und Kommentaren.

Das stellt man beim Drucken direkt ein:

Ansicht des Fensters Drucken – Drucken mit Markups
Ansicht des Fensters Drucken – Drucken mit Markups

Solch eine Markupliste sieht dann so aus:

Ansicht des Ausdrucks mit Markups
Ansicht des Ausdrucks mit Markups

Problem: Änderungen sind noch immer sichtbar

Manchmal kommt es vor, dass man ein altes Dokument öffnet oder überschreibt – und die Änderungen sind noch immer rot markiert. In diesem Fall wurde vergessen zu kontrollieren, dass

  • „Überprüfen – Änderungen nachverfolgen“ deaktiviert sein muss
  • man bei „Überprüfen – Annehmen“ die Änderungen, die sich Word gemerkt hat, einzeln überprüfen (mit „weiter) oder alles übernehmen muss, um nichts zu übersehen.

Eventuell dasselbe mit Überprüfen – Kommentare – Löschen – alle löschen machen, dann müssten alle Markups entfernt sein.