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Automatisches Inhaltsverzeichnis

Das wichtigste Produkt der Überschriften via Formatvorlage ist das automatische Inhaltsverzeichnis.

Ein Inhaltsverzeichnis ist ein exaktes Abbild meiner Dokumentstruktur, es muss exakt mit dem Überschriftentext und mit den Seitenzahlen übereinstimmen. Besser als die Überschriften von Hand abzutippen und die Seitenzahlen nachzulesen und dann hinzuschreiben ist es, Word dies selbst machen zu lassen.

Merke:
Computer können richtig gut zählen!
Lass Word so viel wie möglich selber zählen, 
das macht er besser als Du!

Das Vorgehen ist denkbar simpel.

Den Cursor im Text dahin setzen, wo das Inhaltsverzeichnis stehen soll (vorzugsweise weit vorne). Dann:

Verweise Inhaltsverzeichnis

Verweis heißt, dass das Inhaltsverzeichnis nicht statisch existiert, sondern auf die jeweilige Überschrift und Seitenzahlverweist/referiert.

Menüleiste  Inhaltsverzeichnis Menüleiste Inhaltsverzeichnis

Wir haben hier zwei automatische und ein manuelles Inhaltsverzeichnis. Das manuelle ist nur dann nötig, wenn man Word nicht zugewiesen hätte, was eine Überschrift ist da wir das aber getan haben, ist es unnötig.

Menüleiste  Inhaltsverzeichnis einfügen Menüleiste Inhaltsverzeichnis einfügen

Die automatischen unterscheiden sich v.a. in der Überschrift „Inhalt und Inhaltsverzeichnis“ (da legen manche wert darauf)- Ich rate aber von diesen automatischen IV ab, da sie manchmal Probleme bereiten. Besser: Klick auf „Inhaltsverzeichnis einfügen “

Ansicht des Fensters „Inhaltsverzeichnis“ Ansicht des Fensters „Inhaltsverzeichnis“

Hier hätte ich nun auch noch die Ebenen definieren können: Verwende ich 5 Überschrifts¬ebenen, kommen meist nur die ersten 3 ins Verzeichnis. Will ich alle dabei haben, kann ich die Ebenenzahl hier erhöhen oder ggf. erniedrigen.

Ansicht des eingefügten Inhaltsverzeichnisses Ansicht des eingefügten Inhaltsverzeichnisses

Klicke ich in mein Inhaltsverzeichnis, sehe ich es grau hinterlegt. Graue Hinterlegung in Word bedeutet: Es ist kein Text, es handelt sich um ein sog. FELD. Und Felder bedeuten: Word rechnet selber.

Grau hinterlegt = Feld = Word rechnet selber

Was, wenn mein Inhaltsverzeichnis nicht mehr aktuell ist, weil ich neue Kapitel, mehr Seiten, anderen Überschriftentext habe?

a) Ich lösche das Inhaltsverzeichnis und mache ein neues (klingt anstrengend).

b) Ich klicke 1mal in das Inhaltsverzeichnis mit der rechten Maustaste und wähle „Felder aktualisieren“.

c) Ich setze meinen Cursor ins Inhaltsverzeichnis und drücke F9.

In Fall b) und c) fragt mich Word dann, ob ich nur die Seitenzahlen aktualisiert haben will (geht schneller) oder das gesamte Verzeichnis (dauert evtl. etwas länger, weil er auch den Text überprüft).

Fenster Inhaltsverzeichnis aktualisieren Fenster Inhaltsverzeichnis aktualisieren

Tipp: Ich kann das Inhaltsverzeichnis zum schnellen Navigieren im Text verwenden: 
Bei gedrückter STRG-Taste mit der Maus in das Inhaltsverzeichnis fahren, 
das lässt den Cursor zur "Hand" werden. Mit Klick auf eine Überschrift springe ich 
zu diesem Kapitel.

Mit gedrückter STRG-Taste und Mausklick zum Kapitel springen Mit gedrückter STRG-Taste und Mausklick zum Kapitel springen

Format verändern des Inhaltsverzeichnisses (auch Abbildungsverzeichnis etc.)

Will man das Layout des Inhaltsverzeichnisses verändern, so kann man das über die verschiedenen Vorlagen machen.

Will ich aber selbst eingreifen, z. B. den Einzug der Unterüberschriften beeinflussen, ist dies recht verwirrend versteckt:

Beim Erstellen des Inhaltsverzeichnisses unter „Ändern“ findet man Verzeichnisse und das sind in Wirklichkeit die verschiedenen Ebenen der Überschriften! „Verzeichnis 1“ heißt „im Verzeichnis die Überschrift 1“ etc.!

Eigentlich logisch, denn „Überschrift 1“ stand für „Wie sieht die Überschrift der Ebene 1 aus“ und „Verzeichnis 1“ heißt „Wie sieht im Verzeichnis die Ebene 1 aus“.

Habe ich aber bereits schon das Inhaltsverzeichnis erstellt, so öffne ich zunächst die Formatvorlagen (vgl. Kap. ‎1.2 „Wo finde ich bestehende Formatvorlagen?“, S. 1). Wenn ich nun im Inhaltsverzeichnis in eine Überschrift klicke, ist dies die Formatvorlage „Hyperlink“ (wir erinnern uns: man kann die STRG-Taste drücken und auf den Link klicken, damit man direkt auf die entsprechende Seite hüpft). Wenn ich aber genau vor die Seitenzahl einer Überschrift 1 klicke, sieht man bei den Formatvorlagen, dass es sich um „Verzeichnis 1“ handelt (lies: im Verzeichnis die Ebene 1).

Ansicht der Formatvorlage Verzeichnis 1 Ansicht der Formatvorlage Verzeichnis 1

Hier kann ich dann wie gewohnt unter „Ändern“ die Formatvorlage 1 verändern: Schrift, Größe, Abstand vor den Überschriften Ebene 1 vergrößern, den linken Einzug als hängend usw. anpassen (damit längere Überschriften in der 2. Zeile nicht linksbündig mit der Kapitelnummer, sondern bündig zum Text beginnen).

Tipp für längere Überschriften im Inhaltsverzeichnis mit > 1 Zeile:
  • Damit die erste Zeile hinten nicht bündig zur Seitenzahl steht, sondern nur Seitenzahlen ununterbrochen aufeinander folgen, den rechten Einzug auf ca. 11,5 cm stellen.
  • Damit die zweite Zeile vorne nicht unter der Zahl, sondern bündig zum Text steht, einen hängenden Einzug einrichten im Abstand des Tabs von Zahl zu Text.

Automatisches Gliedern („Nummerieren“) von Überschriften

Unterschied Gliedern Nummerieren

Zunächst eine wichtige Begriffsabgrenzung:

Nummerieren heißt, dass man einfach durchzählt: 1, 2, 3 etc. Wenn ich Überschriften durchnummerieren würde, hieße das: Kapitel 1, 2, 3 aber nicht 1.2 oder 4.5. Was ich brauche für meine wissenschaftliche Arbeit (die so komplex sein wird, dass eine Differenzierung der Überschriftenebenen nötig ist), ist aber das Gliedern in Word 2010 = „Liste mit mehreren Ebenen“.

Zuweisen der Gliederung

Wenn ich schon mindestens 1 Überschrift als Formatvorlage zugewiesen habe, kann ich mit dem Gliedern beginnen (wo es keine Überschrift gibt, kann und muss auch keine gegliedert werden).

Wenn der Cursor auf einer Überschrift steht, der selbstverständlich eine Formatvorlage „Überschrift n“ zugewiesen ist, klicke ich auf in Start in der Gruppe Absatz auf „Liste mit mehreren Ebenen“.

Menüleiste  Liste mit mehreren Ebenen Menüleiste Liste mit mehreren Ebenen

Dort wähle ich einen der Gliederungsvorschläge aus und zwar einen von denen, die grau hinterlegt das Wort „Überschrift“ enthalten.

Ansicht der Gliederungsvorschläge Ansicht der Gliederungsvorschläge

Dann wird Word zuverlässig das Dokument nach Formatvorlagen „Überschrift“ durchsuchen und alle gefundenen Überschriften nach ihrer zugewiesenen Hierarchie gliedern:

Ansicht der automatischen Gliederung nach Überschriften Ansicht der automatischen Gliederung nach Überschriften

Eigene Gliederungssystematik anlegen

Benötige ich eine angepasste Gliederung zum Beispiel dass die Überschriften mit einem Punkt beendet werden oder spezielle Gliederungssystematik bei Juristen z. B. mit „A I 1. a“ oder Ähnlichem , so kann ich mir diese auch anlegen. Dazu gehe ich auf die Art von Kap. ‎1.5.3.2 Zuweisen der Gliederung in das Menü und definiere eine neue Liste.

Menüleiste  Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren Menüleiste Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren

Hier kann ich für die einzelne Ebene die Zahlenformatvorlage bestimmen (also 1 oder I oder i oder A oder a ).

Ansicht des Fensters Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren Ansicht des Fensters Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren

Im Feld „Zahlenformat“ steht grau hinterlegt die Zahl, die Word zählen wird. Davor und danach könnte ich den Cursor setzen und noch etwas fest hineinschreiben, das dann in allen Fällen kommt, z. B. davor das Wort „Teil“ setzen oder danach einen Punkt.

Ansicht für Ansicht für "Formatierung für Zahl eingeben" beschriften

Nie nie nie niemals "aus Versehen" das Feld löschen 
 es ist mir noch nicht gelungen, es danach wieder herzustellen.
(Für Hinweise zur Wiederherstellung bitte eine kurze Mail an den Autor)

Der Effekt unserer Änderungsaktion im Text:

Ansicht der Veränderung im Text Ansicht der Veränderung im Text

Formatvorlagen anpassenSeitenanfangTabellen/Abbildungen beschriften
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