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Querverweise mit Word nutzen

Ein Problem in wissenschaftlichen Arbeiten sind oft Verweise im Text auf Passagen derselben Arbeit.

ein Fall für einen Querverweis
ein Fall für einen Querverweis

Ein Hinweis auf Kapitel 4.2 oder Tabelle 13 ist zwar leicht hingeschrieben. Problem ist aber dann schon die Seitenzahl, die sich ja mit Sicherheit noch ändern wird, oder die Tabelle 12 wird später doch noch rausgenommen und mein Verweis auf Tabelle 13 sollte nun 12 heißen. Da heißt es dann also: Nach dem vorläufigen Ausdruck hinsitzen, alle Verweise nachschlagen und ggf. aktualisieren, am besten im Freundeskreis mit einer Flasche Rotwein. Oder man erinnert sich an den Satz:

Computer können richtig gut zählen! Lass Word so viel wie möglich selber zählen, das macht er besser als Du!

Wie aber bringe ich Word dazu, Seitenzahlen und Tabellennummerierungen selbst nachzuschlagen?

Die Zauberworte dazu heißen wieder: Formatvorlagen verwenden – Referenzen setzen – Felder sich selbst aktualisieren lassen.

Formatvorlagen haben wir nun bereits verwendet; mit deren Hilfe kann Word unsere Wunschkandidaten herausfiltern.

Wichtig ist zu verstehen, was ich selbst an Tipparbeit leisten muss und was ich der Textverarbeitung delegieren kann. Zunächst schreibe ich meinen Text bis zum zu zählenden Text. Mein Satz soll lauten: „Im Zuge dieser Untersuchung zeigt sich in Kapitel 3.1.1 Beobachtungen geschlechterspezifisch (S. 7 dieser Arbeit), dass …“. Was nun sich verändern kann und deshalb als Referenz verwirklicht werden sollte, sind die Zahlen 3.1.1 und 7 sowie der Überschriftentext. Hier noch mal der Satz, die nötigen Felder grau hinterlegt:

„Im Zuge dieser Untersuchung zeigt sich in Kapitel 3.1.1 Beobachtungen geschlechterspezifisch (S. 7 dieser Arbeit), dass …“

Also nun das weitere Vorgehen Schritt für Schritt.

Ich tippe: „Im Zuge dieser Untersuchung zeigt sich in Kapitel “ und setze nun meinen ersten Querverweis auf die Kapitelzählung mit Einfügen – Hyperlinks – Querverweis … oder mit Verweise – Beschriftungen – Querverweis.

Querverweis im Menü Verweise Beschriftungen
Querverweis im Menü Verweise Beschriftungen

Im sich öffnenden Fenster wähle ich zunächst den Verweistyp aus, also ob es sich um ein nummeriertes Element, eine Überschrift, eine Tabelle etc. handelt – in unserem Fall eine Überschrift. („Nummeriertes Element“ beinhaltet die meisten Überschriften, aber z. B. nicht unser Abbildungsverzeichnis, das keiner Gliederungssystematik unterlag.)

Verweistyp des Querverweises auswählen
Verweistyp des Querverweises auswählen

Nun muss ich noch bestimmen, worauf er verweisen soll, ob auf den Überschriftentext oder die Seitenzahl oder … Hier nun zunächst die Überschriftnummer (es soll ja „Kapitel 3.1.1“ heißen).

auf was der Querverweis verweisen soll
auf was der Querverweis verweisen soll

Zu guter Letzt noch die richtige Überschrift anklicken und auf „Einfügen“.

für welche Überschrift für Querverweis auswählen
für welche Überschrift für Querverweis auswählen

Nun steht im Text – bei noch immer geöffnetem Querverweis-Fenster – die Kapitelnummer da als Feld – wenn ich mit dem Cursor in 3.1.1 gehe, sehe ich das grau hinterlegte Feld:

1. Teil des Querverweises – die Kapitelnummer anzeigen
1. Teil des Querverweises – die Kapitelnummer anzeigen

Nun ein Leerzeichen setzen und dann im Fenster „Verweisen auf: Überschriftentext“

Überschriften für Querverweis
Überschriften für Querverweis

Teilergebnis 2:

Teilergebnis 2 - Querverweis für Kapitelnummer und Kapiteltext
Teilergebnis 2 - Querverweis für Kapitelnummer und Kapiteltext

und danach wieder weiter im Text tippen: „(S.“

ja, und nun die Seitenzahl! Wieder Einfügen – Querverweis – Verweistyp: Überschrift – Verweisen auf: Seitenzahl – und meine Überschrift 3.1.1 unten anklicken.

Querverweis – für welche Überschrift
Querverweis – für welche Überschrift

und tippe weiter meinen Text.

Querverweis komplett – Anzeige Kapitelnummer und Überschrift
Querverweis komplett – Anzeige Kapitelnummer und Überschrift

Word wird nun in Zukunft meine Seitenzahlen und auch die Kapitelnummer sorgfältigst behandeln und ggf. verbessern – so wie das Inhaltsverzeichnis spätestens beim nächsten Start oder Ausdruck, oder wenn ich das Feld markiere und F9 drücke.

Probleme haben alle Wordversionen allerdings mit der Aktualisierung von Text. Word merkt sich die ursprüngliche Länge des benötigten Feldes. Wenn sich ein Überschriftentext nur verkürzt oder nur so verändert, dass die Anzahl der Buchstaben gleich bleibt, klappt auch die Aktualisierung. Wenn sich der Text aber verlängert hat, kann Word nach der Aktualisierung nur bis zur ursprünglichen Länge darstellen. Es fehlt also der Rest. Setzt man den Querverweis auf den Text neu, nimmt er den neuen Text in voller Länge (aber das ist nichts, was uns befriedigt).

Aktualisieren von Querverweis mit Zahlen funktioniert immer hervorragend.
Aktualisieren von Querverweis mit Text nur, wenn der Überschriftentext sich nicht verlängern wird.

Die Querverweise funktionieren genauso für Fußnoten, Tabellen, Abbildungen – alles, was eine (zählbare) Formatvorlage darstellt.

Ein Feld habe ich noch unterschlagen: „Als Hyperlink einfügen“ heißt, dass ich in der Arbeit auf meinen Querverweis klicken kann und er springt mir dann direkt zu dieser Stelle. Praktisch zum schnellen Navigieren. Vgl. Tipp in Kapitel 1.5.1 „Automatisches Inhaltsverzeichnis“, S. 19 (auch dies ist ein Querverweis!)

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