Videokurs zu Word, Excel und PowerPoint Video-Kurs auf DVD: Word 2010, Excel 2010 und PowerPoint 2010

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Lernen von Word, Excel, PowerPoint & wissenschaftliches Arbeiten

Word Formatvorlagen

Warum Word Formatvorlagen so wichtig sind:

Drei Gründe, warum Sie auf jeden Fall Formatvorlagen einsetzen sollten:

  1. über die Formatvorlagen können sehr schnell Änderungen am Aussehen des Textes durchgeführt werden
  2. erleichtern einheitliches Layout
  3. Inhaltsverzeichnisse sind im Handumdrehen erstellt (die automatisch Gegliedert (sprich mit Nummern z.B. 1.1, 1.3.2 etc.) versehen werden können)

Was sind Formatvorlagen?

Öffnet man ein Dokument und beginnt zu schreiben, sind viele notwendige Dinge wie eine Schrift, eine Schriftgröße, der Seitenrand oder der Zeilenabstand bereits voreingestellt. Will man eine Änderung, z. B. eine größere Schrift, formatiert man dies direkt, indem ich z. B. eine Passage markiere und ihr eine größere Punktzahl vergebe.

Diese voreingestellten Merkmale für den normalen Text sind im Hintergrund als Formatvorlage „Standard“ definiert. Ebenfalls vordefiniert sind Fußnoten: Das Fußnotenzeichen ist kleiner und hochgestellt, die Fußnote am unteren Rand der Seite ist kleiner und ist einzeilig, auch wenn oben der 1,5fache Abstand eingetragen wurde.

Formatvorlagen kann ich aber auch bewusst einsetzen, und eine der wichtigsten Formatvorlagen für die wissenschaftliche Arbeit ist die Überschrift: Überschrift Ebene 1 ist größer als die der Ebene 2, die Überschrift 3 ist noch filigraner, aber hebt sich noch immer vom Fließtext ab. Diese Abweichung kann ich bei jeder Überschrift von Hand eintragen – oder ich weise jeder Überschrift ihre Formatvorlage zu.

Wo finde ich bestehende Formatvorlagen?

Abgesehen von den Formatvorlagen, die Word automatisch vergibt (Bsp. Fußnoten) kann ich auch direkt vorgegebene Vorschläge verwenden. Im Allgemeinen findet sich das Feld, in dem ich die augenblickliche Formatvorlage sehen und eine andere auswählen kann, gleich im Register „Start“ in der Programmgruppe „Formatvorlagen“ als sog. Schnellformatvorlage – die aktuelle ist orangegold umrandet. Normalerweise steht sie auf Standard, mit dem Aufklapppfeil erscheinen andere Vorschläge.

Word 2007 Multifunktionsleiste für Formatvorlagen

Will ich mehr Vorschläge sehen, kann ich auf den Rollbalken rechts neben der letzten Formatvorlage klicken, oder ich öffne das Menü mit Klick auf den Menüpfeil und sehe dann die bereits in diesem Text verwendeten oder sinnvollen Formatvorlagen.

die bessere Anzeige der Formatvorlagen in Word 2007

Formatvorlagen rechts mit kompletter Bezeichnung

Die im Beispiel gezeigten Formatvorlagen beziehen sich auf jeweils einen Absatz; einfach auf Überschrift 1“ klicken“ und der Text, in dem der Cursor gerade steht, ist von Returnzeichen bis Returnzeichen größer und in fett.

Tastenkombinationen: 
Alt + 1    -> Überschrift 1
Alt + 2    -> Überschrift 2
Alt + 3    -> Überschrift 3

Wozu kann ich Formatvorlagen brauchen?

Die Verwendung von Formatvorlagen im Gegensatz zur direkten Formatierung hat verschiedene Vorteile, die im Schreibvorgang wie beim Konzipieren wie auch beim letzten Feinschliff des Layouts von unschätzbarem Wert sind.

Immer einheitliches Design

Jede Überschrift 3, der ich die Formatvorlage Überschrift 3 zugewiesen habe, wird gleich aussehen. Ich muss mir also nicht merken, ob ich die Überschriften 3 immer in 14 Punkt kursiv oder doch in 13 Punkt fett kursiv machen wollte. Einheitliches Design signalisiert dem Leser eine übersichtliche Struktur, er kann die Bedeutung einer Überschrift intuitiv zuordnen und fühlt sich in der Arbeit orientiert.

Verändere ich später das Design und beschließe, dass die Überschrift 3 doch besser 13 Punkt kursiv sein soll, muss ich nun nicht alle betreffenden Stellen heraussuchen und laufe damit auch nicht Gefahr, doch noch eine zu übersehen. Ich verändere die Formatvorlage Überschrift 3, Word korrigiert zuverlässig alle betreffenden Stellen (vgl. Kap. 1.3.1.1 „Gliederungsansicht“, S. 4).

Überschriften sind das strukturelle Gerüst einer wissenschaftlichen Arbeit. Die innere Logik der Arbeit wird darin sichtbar. Schon bei der Planung meines Textes kann mir Word nun helfen, denn ich habe nun Überschriften vom Fließtext getrennt und Word kann mir dieses Gerüst nun sichtbar machen.

Am Beispiel einer Arbeit über das Rodeln im Winter.

Nach dem Zuweisen der Formatvorlagen sieht dann das Dokument wie folgt aus.

für aktuelle Cursorposition wird die verwendete Formatvorlage angezeigt

Wenn man mit dem Cursor auf den entsprechenden Text steht, sieht man, um welche Formatvorlage es sich handelt.

Schon rein optisch sind nun die Unterschiede der Hauptüberschriften zu den untergeordneten Überschriften zu sehen. Würde jede Überschrift nun aber von seitenlangem Text gefolgt, wäre die Übersichtlichkeit wieder dahin. Den hier nun unwichtigen Text sollten wir also vorübergehend ausblenden.

Gliederungsansicht

Die Gliederungsansicht findet sich entweder unter Ansicht – Gliederung

Gliederung einschalten über Multifunktionsleiste

oder auch in der Fußzeile von Word als 4. Icon von links:

Gliederung einschalten über Icon im Fensterfuß

In der Gliederungsansicht sehen wir nun unseren ganzen Text, Überschriften sind allerdings hierarchisch gegliedert und mit einem kleinen Quadrat gekennzeichnet:

Gliederungsansicht in Word 2007

Ein Pluszeichen vor einer Überschrift bedeutet, dass es noch eine Ebene drunter gibt, ein Minuszeichen, dass nichts bzw. nur Fließtext darunter ist (wie auch im Windows-Explorer oder in vielen E-Mail-Programmen).

Standard ist hier, dass wir uns „Alle Ebenen anzeigen“ lassen, also alle Überschriften und der Standardtext. Für eine bessere Übersicht kann ich nun auch nur die Hauptebenen oder nur 2 Ebenen anzeigen lassen:

Gliederung einschränken auf gewünschte Ebene

Das Ergebnis dieser Aktion:

eingegrenzte Gliederung aktiv in Word 2007

In dieser Ansichtsart meines Dokuments kann ich auch ganz normal schreiben wie in der gewohnten Seitenansicht (Ansicht – Seitenlayout oder unten das 3. Icon von links), die für die eigentliche Schreibarbeit jedoch zugegebenermaßen angenehmer ist.

Der Vorteil der Gliederungsansicht liegt zum einen im besseren Überblick über den hierarchischen Ist-Zustand der Arbeit. Hier kann ich nun zum anderen auch leicht Korrekturen in der Struktur vornehmen.

Die Zeile, in der mein Cursor sich befindet, gibt nun auch oben ihre Bedeutung kund. Das Abändern von Überschrift 2 zu Überschrift 3 zeitigt den Wechsel von Ebene 2 zu Ebene 3. Dies mache ich entweder über meinen Shortcut Alt + 3 oder über das Feld „Überschrift 2“ oder über das Feld „Ebene 2“ – oder ich gehe einfach auf einen der grünen Pfeile und sage: „Tiefer stufen“. Habe ich mehrere Überschriften markiert, kann ich somit auch alle relativ um 1 Ebene tiefer stufen.

Gliederungpunkte hochstufen in Word 2007

Komme ich auf die Idee, ganze Teile der Arbeit verschieben zu müssen, kann ich natürlich den Text markieren und mit der Maus verschieben bzw. ausschneiden und einfügen. Besteht dieser zu verschiebende Text allerdings aus 3 Kapiteln mit 9 Unterkapiteln über 32 Seiten, wird das u. U. unübersichtlich und gefährlich. Besser ist es, diese Teile über die Gliederungsansicht zu verschieben – mithilfe der blauen Pfeile:

Bereiche der Gliederung verschieben in Word 2007

Er verschiebt mir nun alles markierte, mitsamt dem dazugehörigen Text.

Achtung Falle!

Ebenso Überschriften mit Unterüberschriften:

Analog zum Windows-Explorer!

Sinnig – ich muss ja entscheiden können, ob alles oder nur die Überschrift verschoben werden soll.

Dokumentstruktur

Dadurch, dass ich die Formatvorlage Überschrift verwende, weiß Word nun auch, was eine Überschrift ist. Eine kleine Hilfe während des Schreibvorgangs (und auch während einer Korrekturphase) ist nun das Anzeigen der Dokumentstruktur neben dem Schreibfeld.

Diese schalte ich ein und aus über Ansicht – Dokumentstruktur bzw. über das Icon.

Ansicht Dokumentstruktur anzeigen in Word 2007

Hier sehe ich nicht nur meine Struktur, ich kann auch mit dem Cursor direkt auf eine Überschrift klicken und mein Textcursor springt dorthin.

Sehr komfortabel, um in längeren Texten sich schnell zu bewegen.

Scroll-Leiste

Dadurch, dass ich die Formatvorlage Überschrift verwende, weiß Word nun auch, was eine Überschrift ist. Beim Scrollen erscheint nun als Tooltip nicht nur die Seite, sondern auch die dazugehörende Kapitelüberschrift.

Anzeige Kapitelüberschrift durch Scroll Leiste

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