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PowerPoint souverän bedienen während der Präsentation

Es ist soweit. Endlich kann die erstellte PowerPoint-Präsentation einem gespannten Publikum vorgetragen werden. Dabei gibt es neben der Präsentationstechnik selber (keine Hektik, nicht zur Beamerfläche reden, ...) noch den technischen Aspekt.

Eigentlich hat man während der Präsentation keinen Kopf sich mit Technik auseinander zu setzen. Diese sollte einfach funktionieren. Daher hier die folgenden Ausführungen unter 3 Gesichtspunkte: Einsteiger, Präsentationserfahrene, Präsentationsprofis.

Egal in welchem Stadium man sich befindet: es ist wichtig, die Technik davor zu probieren damit man während der Präsentation den Kopf frei hat.

Präsentationen und Einsteiger

Man hat keinen Kopf sich um Technik sich zu kümmern während der Präsentation. Diese soll einfach funktionieren. Daher hier nur die wichtigsten Tasten bzw. Möglichkeiten und die 4 Tasten, die ohne Kenntnis derer Ihnen einen Herzinfarkt während der Präsentation bereiten könnten.

Präsentation starten

Die beste Idee ist, wenn die Präsentation einfach startet, wenn man diese anklickt. Dazu muss die Präsentation beim „Speichern unter“ als „PowerPoint-Bildschirmpräsentation“ gesichert werden (diese kann auch weiterhin bearbeitet werden – erst PowerPoint allgemein starten und dann über „Datei öffnen“ die Präsentation laden.

zum automatischen Start im Format PowerPoint-Bildschirmpräsentation*.ppsx speichern
zum automatischen Start im Format PowerPoint-Bildschirmpräsentation*.ppsx speichern

Über Tastenkombination starten klappt mit der Funktionstaste F5 bzw. wenn man mitten in der Präsentation mit der gerade aktuell ausgewählten Folie starten möchte SHIFT + F5

zur nächsten Folie

Die Leertaste bringt einen immer zu nächsten Folie. Diese große Taste trifft man auch noch mit 2 Promille (was abträglich für eine gute Präsentation ist)!

Besser ist, einen Klicker zu verwenden. Dadurch ist man nicht an den Platz gebunden (bzw. muss zu diesem zurück), wo die Tastatur steht.

Weitere Tasten, die zur nächsten Folie in der Präsentation gehen:

Pfeiltaste rechts, Pfeiltaste runter, Maustaste rechts, Mausrad (wenig empfehlenswert).

zur vorherigen Folie

Falls eine Frage aufkommt und man zur vorherigen Folie möchte - einfach mit der Pfeiltaste links bzw. Pfeiltaste hoch.

zur letzten Folie

Die letzte Folie mit einem Tastendruck aufrufen können ist durchaus wichtig. Wenn die Zeit davonläuft und man für nicht mehr alle Folien Redezeit hat sollte die letzte Folie durchaus noch angezeigt werden. Dort befindet sich oft eine Zusammenfassung oder ein Abschluss. Und das möchte man dann zum Abrunden durchaus direkt anzeigen, ohne dass das Publikum mitbekommt, dass man ein paar Folien unterschlagen hat.

Daher auf der Tastatur die „Ende“-Taste suchen und testen. Eine Taste, die man sonst sehr wenig benötig.

PowerPoint-Herzinfarktasten

Die Tasten mit dem Komma, dem Punkt, die Taste b und die Taste w kann einem unwissendem mit schlechten Herz ausgestatteten Präsentator zum Problem werden. Diese Tasten schalten sofort auf einen weißen bzw. schwarzen Bildschirm. Im ersten Moment fragt man sich, was kaputt ist und ob nun ohne Folien weiterreden muss. Im zweiten Moment fragt man sich, warum es diese Tasten gibt.

Manchmal möchte man die Anzeige an der Wand ohne Inhalt. Dass macht dann Sinn, wenn eine Frage vom Publikum gestellt wird und der an der Wand befindliche Inhalt so gar keinen Sinn macht. Dann kann der PowerPoint-geübte kurzerhand die Anzeige „ausschalten“, in Ruhe die Frage beantworten und dann die Anzeige wieder einschalten.

Hat man ein paar Präsentationen live und in Farbe hinter sich und ist nun mit der Technik geübt, kann man zum nächsten Level aussteigen.

PowerPoint und Präsentationserfahrene

Das bewegen zwischen den Folien ist kein Thema mehr. Mit Erfahrung steigen auch die Bedürfnisse. Beispielweise will man gezielt Folien anspringen. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten. Die eine ist, die Foliennummer einzutippen und dann Enter (die große Taste rechts neben allen Buchstaben – manchmal auch mit RETURN beschriftet) drücken.

Eine andere Möglichkeit ist die rechte Maustaste während der Präsentation – und dann „Nach Titel“ aufrufen und die gewünschte Folie anklicken. Der Nachteil (und manchmal auch der Vorteil) ist, dass das Publikum dies Live mitbekommt und alle Folien von Titeln her sieht.

Sie können während Präsentationen auch auf die Folien malen. Das sieht mit der Maus immer ein wenig unbeholfen aus – aber im Zeitalter der Touch-Screens haben wir ja auch da andere Möglichkeiten.

Zum Aufruf des Zeichenstifts einfach auf: STRG + P – das P steht für Pen (sprich Stift). Hat man sich vermalt, gibt es auch einen Radiergummi – STRG + e (das e steht für Eraser).

PowerPoint und Präsentationsprofis

Programm außerhalb von PowerPoint zeigen ohne PowerPoint zu beenden

Es kann vorkommen, dass man während einer Präsentation PowerPoint verlassen möchte um beispielsweise eine Software zu Demonstrieren. Kehrt man danach nicht mehr zu PowerPoint zurück, ist dies ja kein größeres Problem. Allerdings ist das sehr unwahrscheinlich, da man in der Regel auch noch die Abschlussfolie zeigen möchte. Aber es gibt eine eher unbekannte Tastenkombination, um während der Präsentation ins Betriebssystem wechseln zu können und wieder zurück.

Drückt man (egal wo man sich in der Präsentation sich befindet) das Tastenkürzel STRG + t , erhält man in PowerPoint von Windows den Startbutton und die unterste Zeile gezeigt, in der neben PowerPoint auch bereits andere Programm gestartet sein können. Jetzt kann man außerhalb von PowerPoint zeigen, was man zeigen möchte und mit einem Klick auf das PowerPoint-Programm unten ist man auf der Folie zurück, die man verlassen hat.

Referentenansicht

Die Referentenansicht gibt einem während er Präsentationen mehr Informationen und einen Vorausblick auf die kommende Folie. Mehr dazu im folgenden Kapitel.

Abschluss nicht mit „schwarzer Folie“

Wir können die Aktion von PowerPoint einstellen, falls wir über die Abschlussfolie darüber hinaus schießen. In den allgemeinen Einstellungen gibt es den Punkt „Mit schwarzer Folie beenden“. Dadurch wird die Präsentation nicht mehr einfach nach der letzten Folie beendet, sobald man weitergeht, sondern es erscheint eine schwarze Folie. Einfach einmal ausprobieren.

ZoomIt – kleines Programm zum LiveZoomen

Dieses kleine kostenlose Programm von Microsoft für Windows kann einfach gestartet werden und läuft nebenbei. Über Tastenkombinationen kann ein Bereich vom Bildschirm butterweich größer gezoomt werden. STRG + 1 bringt ein Zoom. STRG + 3 sogar einen Live-Zoom und man sieht noch weiterhin die Aktion in Hintergrund. Einfach mal probieren – kostenlos unter:
https://technet.microsoft.com/en-us/sysinternals/zoomit.aspx

Hardware um das Präsentieren: Logitech Presenter

Ich schwöre bei wichtigen Dingen auf Markenhardware um keine unnötigen Überraschungen zu Erleben. Persönlich arbeite ich seit Jahren mit „Logitech Presenter“, die mich nie im Stich gelassen haben.

Der neuste Clou ist der Logitech Spotlight, der das Problem von einer unruhigen Hand und dem Laserpointer beseitigt. Per Software wir ein „beruhigter“ Spot eingeblendet. Zusätzlich kann der Inhalt davon noch vergrößert werden. Erhältlich ist der Logitech Presenter direkt bei Amazon.

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