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Programmeinstellungen in PowerPoint optimieren

Nach dem Starten von PowerPoint erhalten wir die typische Arbeitsoberfläche von PowerPoint. Die meisten Bildschirmkopien stammen von der Windows-Version PowerPoint 2016 (die in Office 365 enthalten ist) – im Großen und Ganzen ist die Mac OS X sehr ähnlich. Bei älteren Versionen von PowerPoint sind viele Möglichkeiten bereits enthalten. Das Tutorial kann also mit jeder PowerPoint-Version genutzt werden.

PowerPoint bietet Design ans – niemals nutzen!
PowerPoint bietet Design ans – niemals nutzen!

Neben der „Leere Präsentation“ werden noch verschiedene Designs vorgeschlagen. Vergessen Sie diese Designs sofort – damit kann man i.d.R. nicht punkten. Design sollte nach dem Inhalt erfolgen und den Inhalt unterstützen!

Würde man ein von PowerPoint vorgeschlagenes Design wählen, hat man viel grafisches Schnickschnack ohne wirklichen Mehrwert. Sehr schön kommt das bei der Bauhausschule mit dem Gestaltungsgrundsatz „Verzicht auf jegliches Ornament“. Sieht man sich viele PowerPoint Präsentationen an, dann sieht man deutlich, dass oft Gestaltung mit Dekoration verwechselt wird! Nicht weil man nun 10 verschiedene Schriften verwenden könnte, sollte man das auch tun.

Wählen wir also die „Leere Präsentation“ aus. Wir erhalten nun den typischen Arbeitsbereich.

  1. Oben Menüband, dass sich je nach Aktion weitere Möglichkeiten anbietet
  2. Link Navigationsbereich, der auch eine Gliederung versteckt
  3. Rechts groß unseren Folienbereich mit der aktuellen Folie
  4. Notizbereich unten
  5. Statusleiste, die rechts Aktionsmöglichkeiten enthält
PowerPoint Elemente der Ansicht Normal
PowerPoint Elemente der Ansicht Normal

Wichtige allererste Einstellung

Wir haben im letzten Kapitel gesehen, dass wir je nach Anzeigegerät (und es gibt noch genügend alte Beamer im Seitenverhältnis 4:3) unser Seitenverhältnis entsprechend einstellen müssen. Nachträgliche Änderungen machen wenig Freude, da Bilder sehr oft dann nachbearbeitet werden bzw. neu platziert.

Die Einstellung des Seitenverhältnisses versteckt sich im Menüband unter dem Reiter „Entwurf“. Hier kommt nun eine Eigenschaft des Menübands zur Erscheinung. Je nachdem, wie groß Ihr Monitor ist bzw. wie breit Sie das Fenster von PowerPoint haben werden Punkt im Menüband zusammengefasst. Haben Sie genügend Platz, finden Sie den Punkt direkt unter „Foliengröße“ – ist weniger Platz, wird diese zusammengefasst unter „Anpassen“ und dann unter „Foliengröße“. Ziehen Sie Ihr PowerPoint-Fenster einmal breit und schmal und schauen sich diese Reaktion an!

Seitenverhältnis der Folien einstellen: 4:3 oder 16:9
Seitenverhältnis der Folien einstellen: 4:3 oder 16:9

Unsere Einstellung ist dann „Standard (4:3)“ bzw. „Breitbild (16:9)“. Je nach technischer Gegebenheit wählen Sie das entsprechende aus. Ist es nicht bekannt, belassen Sie die Voreinstellung auf 16:9.

Zweite Voreinstellung – PowerPoint das Denken verbieten

Es ist zwar nett gemeint, wenn Software für einen mitdenken möchte, geht aber in der Regel schief. Eine fatale Einstellung bei PowerPoint ist, dass je nach Platz die Schriftgröße korrigiert wird. Das darf nicht sein! Aus 2 Gründen

  • Ändert sich von Folie zu Folie die Schriftgröße wird es uneinheitlich und unruhig. Diese Unruhe überträgt sich auf das Publikum
  • Wäre eine Schriftgrößenänderung notwendig heißt das im Klartext: es gibt zu viel Text – also Text kürzer schreiben und gut ist

Tragen Sie im Feld Titel einfach einmal viel Text ein – ab einer gewissen Menge wird auf einmal wird der Text kleiner. Man sieht das auch über im Reiter Start, dass die Schriftgröße von 60 auf 54 springt. Neben dem Text taucht sehr unscheinbar ein Icon auf, mit dem man PowerPoint diese lästige Vorgehensweise abgewöhnen kann.

Wir wollen unter keinen Umständen, dass Text automatisch an Platzhalter angepasst wird. Wählen Sie hier aus „Kein automatisches Anpassen dieses Platzhalters“.

Man findet diese Einstellung auch unter „Einstellungen“ -> „Dokumentenprüfung“ und dort unter „AutoKorrektur-Optionen“. Dort dann den Haken raus aus „Titeltext an Platzhalter automatisch anpassen“ wie auch bei „Untertiteltext an Platzhalter automatisch anpassen“.

automatische Schriftgrößenänderung durch PowerPoint unterbinden
automatische Schriftgrößenänderung durch PowerPoint unterbinden

Natürlich ist klar, dass Sie nun schnell Inhalt machen wollen und am besten noch schön vom Design. Das kommt im folgenden Kapitel. Aber bitte unbedingt weiterlesen bis mindestens zum Kapitel „Masterfolie“. Das spart dann später viel Arbeit.

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